Procesni dijagram

Da li koristite neku vrstu vizuelnog prikaza za praćenje vaših radnih procesa?

ŠTA

Procesni dijagram pokazuje na jednostavan i vizuelan način kako se različiti radni zadaci uklapaju u čitav radni proces. Ova tehnika mapiranja radnog procesa i crtanje protočne tabele aktivnosti, aktera i odluka pomoći će vam da pojasnite i razumete procese i da lakše osmislite načine da ga unapredite.

ZAŠTO

Da li imate problema u timskom razumevanju radnih procesa i komunikaciji vezanoj za izvršenje određenog zadatka? Da li vam se dešava da ne možete da izvršite korigovanje i poboljšanje radnog procesa zbog nerazumevanje njegovih delova?  Da li vam je teško da precizno i verodostojno dokumentujete određeni posao koji ste obavili? Ukoliko su odgovori na ova pitanja potvrdni onda je tehnika procesni dijagram ili protočna tabela najbolje rešenje za razumevanje i komunikaciju radnog procesa.

Procesni dijagram možete da koristite da:

  • Definišete i analizirate radne procese
  • Izgradite korak po korak sliku procesa i koristite je za analizu, diskusiju i komunikaciju
  • Standardizujete poslove i pronađete oblasti za poboljšanje procesa

Takođe, sakupljanjem i povezivanjem informacija o toku posla, vi ćete moći da se koncentrišete na svaki individualni korak, a da se ne osetite preopterećeni „širom slikom“ i složenošću zadatka i cilja. Veliki zadatak ili visok cilj može da u tim unese osećanje rada na „nemogućoj misiji“ i da demotiviše članove tima naročito kada se pojave problemi u početnim fazama. Budući da naš um teži da beži od bola a da se kreće ka zadovoljstvu mi se demotivišemo kada u dužem periodu ne uspevamo da postignemo svoj cilj i onda to za nas postaje bolno iskustvo i težimo da odustanemo od te aktivnosti. Kada je neki složen posao u pitanju u kome nas čeka mnogo poteškoća i iskušenja onda je neophodno podeliti ga na male poslove koji se mogu lakše završiti i tako motivisati mozak zadovoljstvom zbog malog postignuća. Male, svakodnevne pobede plus vizija velikog uspeha su pobednička motivaciona kombinacija i zato je procesni dijagram i sredstvo za motivaciju tima.

KAKO

Način koristišćenja ove efektivne tehnike je krajnje jednostavan teško je fokusirano i disciplinovano je analizirati i realizovati korak po korak:

Većina protočnih tabela se sastoji od tri vrste tipova i simbola:

Izduženi krug koji simboliše početak ili kraj nekog procesa;

Pravougaonik  koji predstavlja instrukcije ili akcije (često i ime izvršioca) i

Oblik dijamanta koji prikazuje odluke koje treba doneti.

Unutar svakog simbola upišite šta simbol predstavlja. To treba da bude početak ili kraj procesa, akcije koja treba da bude preduzeta ili odluka koja treba da se donese. Simboli su povezani jedan sa drugim strelicama koje prikazuju tok procesa. Da biste nacrtali procesni dijagram koristite tehniku Brainstorminga da biste generisali sve ideje u vezi sa obavljanjem radnog procesa i onda ih poređajte po redu kojim treba da se događaju. Da biste to lakše definisali postavljajte pitanja kao: Šta je logično da se odigra sledeće u procesu? Koja odluka treba da se donese pre narednog koraka? Koja su nam odobrenja potrebna  pre nego pređemo na naredni zadatak? Započnite sa izduženim krugom u kojem piše start.

Onda se fokusirajte na prvu aktivnost i nacrtajte odgovarajući pravougaonik ili dijamant. Upišite u simbolu akciju, ime izvršioca i nacrtajte strelicu od starta do tog simbola. Radite na isti način kroz čitav proces prikazujući odgovarajuće akcije i odluke po redu događanja i povezujte ih sa strelicama da biste pokazali čitav tok radnog procesa. Na mestima gde je potrebno doneti odluku nacrtajte dijamant ostavljajući mogućnost da se donese neka odluka ali upišite i rezultat koji treba iz te odluke da proistekne. Zapamtite da na kraju procesa prikažete završetak posla simbolom izduženog kruga sa natpisom kraj ili cilj. Na kraju crtanja procesnog dijagrama još jednom stavite svoj dijagram na ispit. Prođite kroz proces korak po korak postavljajući pitanja da li ste korektno prezentovali korake za izvršenje akcija ili donošenje odluka. A onda ako nastojite da poboljšate proces analizirajte korake koje ste identifikovali i razmislite da li se neki posao duplira, da li još neki korak može da se uvede i da li su pravi ljudi delegirani na odgovarajuće poslove.

Važno da je sve vreme imate na umu da su procesni dijagrami jednostavne mape koje je lako razumeti i komunicirati sa drugim ljudima. Napravite ih pregledno i stavite ih svim učesnicima na uvid u svakom trenutku.

KADA

Kako uspevate da donosite pravovremene odluke ukoliko nemate jasnu mapu puta?  Na koji način pravovremeno uočavate faze u radnom procesu koje treba poboljšati? Ako nemate dobre odgovore na ova pitanja onda počnite da primenjujete procesni dijagram na prvom sledećem zadatku.

Zašto:

Ništa nije toliko teško ukoliko ga razložite na male poslove.

Henri Ford