10 Saveta za držanje produktivnih sastanaka
[av_one_fourth first min_height=” vertical_alignment=” space=” custom_margin=” margin=’0px’ padding=’0px’ border=” border_color=” radius=’0px’ background_color=” src=” background_position=’top left’ background_repeat=’no-repeat’ animation=” mobile_breaking=” mobile_display=”][/av_one_fourth]
[av_one_half min_height=” vertical_alignment=” space=” custom_margin=” margin=’0px’ padding=’0px’ border=” border_color=” radius=’0px’ background_color=” src=” background_position=’top left’ background_repeat=’no-repeat’ animation=” mobile_breaking=” mobile_display=”]
[av_codeblock wrapper_element=” wrapper_element_attributes=” custom_class=”]
[thumbnail]
[/av_codeblock]
[/av_one_half]
[av_one_fourth min_height=” vertical_alignment=” space=” custom_margin=” margin=’0px’ padding=’0px’ border=” border_color=” radius=’0px’ background_color=” src=” background_position=’top left’ background_repeat=’no-repeat’ animation=” mobile_breaking=” mobile_display=”][/av_one_fourth]
[av_hr class=’invisible’ height=’20’ shadow=’no-shadow’ position=’center’ custom_border=’av-border-thin’ custom_width=’50px’ custom_border_color=” custom_margin_top=’30px’ custom_margin_bottom=’30px’ icon_select=’yes’ custom_icon_color=” icon=’ue808′ font=’entypo-fontello’ custom_class=” admin_preview_bg=”]
[av_heading heading=’10 Saveta za držanje produktivnih sastanaka’ tag=’h3′ style=’blockquote modern-quote modern-centered’ size=” subheading_active=’subheading_below’ subheading_size=’15’ margin=” margin_sync=’true’ padding=’10’ color=” custom_font=” av-medium-font-size-title=” av-small-font-size-title=” av-mini-font-size-title=” av-medium-font-size=” av-small-font-size=” av-mini-font-size=” av_uid=’av-kczyz3fa’ custom_class=” admin_preview_bg=”]
Stimulacija odgovornosti i posvećenosti zaposlenih[/av_heading]
[av_heading tag=’h3′ padding=’10’ heading=’ŠTA’ color=” style=” custom_font=” size=” subheading_active=” subheading_size=’15’ custom_class=” admin_preview_bg=” av-desktop-hide=” av-medium-hide=” av-small-hide=” av-mini-hide=” av-medium-font-size-title=” av-small-font-size-title=” av-mini-font-size-title=” av-medium-font-size=” av-small-font-size=” av-mini-font-size=” margin=”][/av_heading]
[av_textblock size=” font_color=” color=” av-medium-font-size=” av-small-font-size=” av-mini-font-size=” av_uid=’av-kczyzjmy’ custom_class=” admin_preview_bg=”]
Kako da podignete produktivnost svojih sastanaka i povećate posvećenost i motivisanost vaših ljudi za izvršenje zadataka.[/av_textblock]
[av_heading tag=’h3′ padding=’10’ heading=’ZAŠTO’ color=” style=” custom_font=” size=” subheading_active=” subheading_size=’15’ custom_class=” admin_preview_bg=” av-desktop-hide=” av-medium-hide=” av-small-hide=” av-mini-hide=” av-medium-font-size-title=” av-small-font-size-title=” av-mini-font-size-title=” av-medium-font-size=” av-small-font-size=” av-mini-font-size=” margin=”][/av_heading]
[av_textblock size=” font_color=” color=” av-medium-font-size=” av-small-font-size=” av-mini-font-size=” av_uid=’av-kczyzreh’ custom_class=” admin_preview_bg=”]
Zato što je sastanak najbolje mesto za stimulaciju produktivnosti i povećanje odgovornosti zaposlenih za rezultate.[/av_textblock]
[av_heading tag=’h3′ padding=’10’ heading=’KAKO’ color=” style=” custom_font=” size=” subheading_active=” subheading_size=’15’ custom_class=” admin_preview_bg=” av-desktop-hide=” av-medium-hide=” av-small-hide=” av-mini-hide=” av-medium-font-size-title=” av-small-font-size-title=” av-mini-font-size-title=” av-medium-font-size=” av-small-font-size=” av-mini-font-size=” margin=”][/av_heading]
[av_textblock size=” font_color=” color=” av-medium-font-size=” av-small-font-size=” av-mini-font-size=” av_uid=’av-kczz0j67′ custom_class=” admin_preview_bg=”]
Primenite ovih deset saveta za poboljšanje kvaliteta sastanaka koje držite sa svojim timom:
- Postavite sebi prvo pitanje: Da li treba da se sastajemo ili postoji efikasniji način da se postigne naš cilj? Informacija mejlom? Sastanak jedan na jedan?
- Ako je sastanaka potreban onda je agenda neophodna. Agenda označava važnost sastanka i uspostavlja strukturu i organizaciju sastanka. Agenda podiže stepen angažovanja učesnika i šalje im poruku da se očekuje da budu spremni da diskutuju na predložene teme dnevnog reda.
- Pošaljite agendu učesnicima i dajte im vremena da razmisle o temama i pripreme svoje izlaganje. Agenda fokusira učesnike na teme dnevnog reda i na cilj sastanka ili na rezultat koji treba da se postigne i na taj način stimuliše veće učešće ljudi u traže nju rešenja i poboljšava efikasnost i efektivnost sastanka.
- Pripremite mesto sastanka u odnosu na tip sastanka. Ako je diskusija neophodna postavite učesnike licem u lice. Ako sastanak ima informativni format onda svi licem okrenuti ka govorniku. Neka mesto sastanka bude primereno broju učesnika, nemojte da stisnete velik broj ljudi u malu kancelariju pod parolom nije bitan prostor bitni su ljudi ili da par ljudi stavite u najveću salu za sastanke da bi ih fascinirali. Neka prostorija bude dobro provetrena, hlađenje ili grejanje adekvatno da bi ljudi imali podnošljiv komfor. Obezbedite osvežavajuća pića i kafi, voće ako je moguće.
- Počnite i završite sastanak na vreme. Time pokazujete da vrednujete vreme učesnika i da očekujete efikasnost. Nema ništa gore od sastanaka bez kraja na kome svi učesnici osećaju da gube vreme i živce osim lidera sastanka koji pogrešno misli da je produktivan i da nešto postiže. Kada se završava na vreme to učesnicima pošalje poruku da budu spremni za sastanaka i koncizni u svojoj argumentaciji tj. Da se svi kreću ka rešenjima a ne diskusiji u krug.
- U vašem uvodu jasno istaknite željeni rezultat sastanka. Ovo je esencijalno za produktivnost sastanka inače je to jedna od uobičajenih poslovnih aktivnosti sa neizvesnim ili nikakvim rezultatom. Razlika između poslovne aktivnosti i poslovnog rezultata je razlika između produktivnog i neproduktivnog rada. Mora postojati jasan cilj i rezultat koji želite da postignete sa tim sastankom inače on neće biti produktivan.
- Ohrabrite učešće. Ako osetite da postoji neslaganje, čak i neizgovoreno, imajte samopouzdanja da direktno postavite pitanje pojedincima. Svi učesnici sastanka moraju da dobiju reč da iskažu svoje mišljenje i predloge ili će osećati da su proveli vreme na neproduktivnom sastanku. Više glava bolje misli, nemojte zaboraviti ovu narodnu poslovicu. Stimulišite učešće svih i zbog čuvene konstatacije jednog od najboljih trenera za razvoj liderskih veština Stivena Kavija: Bez učešća nema posvećenosti.
- Fokusirajte diskusiju. Ako je potrebno podsetite učesnike na cilj sastanka i usmeravajte tok diskusije. Ovo je jedan od glavnih zadataka lidera sastanka. Ljude se često rasplinu u objašnjenjima i raspravama ko je u pravu i šta je bolje preduzeti i potpuno izgube iz vida cilj i rezultat sastanka. Lider često pitanjima usmerava učesnike ka cilju sastanka: jesmo li na pravom putu? Kako ovo doprinosi rešenju problema? Da li je ovo jedini način da se ova situacije razreši?
- Učinite sve što treba da se postigne konsenzus a ne odluka preglasavanjem. Periodično sumirajte ključne tačke i tražite saglasnost oko njih. Učesnici zaneseni diskusijom često zaborave da su se oko nekih rešenja usaglasili i na kraju sastanka počnu da iznose neslaganje sa nekim rešenjima koja su na početku prihvaćena. Zato je važno da lider sastanka postiže mini konsenzuse oko nekih predloga i rešenja kako bi na kraju mogao da pozove učesnike da konsenzusom usvoje sva rešenja, donesu odluke i preuzmu odgovornost za izvršenje poslova.
- Sumirajte napredak i delegirajte zadatke i odgovornosti na kraju sastanka. Ne završavajte dok niste sigurni da učesnici znaju šta je njihov naredni korak i koja je njihova odgovornost. Insistirajte da učesnici zapišu svoje dužnosti u To Do liste sa rokovima za izvršen je. Ima nešto magijski snažno u zapisivanju ciljeva i rokova što stimuliše ljude da posao završe kako je zapisano.
Bonus Saveti
- Napravite od svakog sastanka edukativni događaj. Uključite kreativnu edukaciju adekvatnu temi sastanka koristeći knjige, zvučnike, video. Učesnicima uvek treba dati nešto zauzvrat.
- Koristite raznovrsne alatke i aktivnosti da bi sastanak bio produktivan ali i zabavan. Ulijte energiju učesnicima. Neka sastanak bude ozbiljan ali ne zaboravite da sebe i druge ponekad zabavite.
- Fokusirajte se na ideje i procese a ne na ljude. Ne dozvolite da se traži propust u ljudskim greškama nego uvek fokusirajte učesnike na promene u radnim procesima i na promenu načina na koji se posao obavlja.
- Uvek uradite nešto novo, drugačije. Rutina nije inspirativna. Učinite da učesnicima bude drago što su došli.
Zašto:
Cena izuzetnosti je odgovornost. Vinston Čerčil[/av_textblock] [av_one_full first min_height=” vertical_alignment=” space=” custom_margin=” margin=’0px’ padding=’0px’ border=” border_color=” radius=’0px’ background_color=” src=” background_position=’top left’ background_repeat=’no-repeat’ animation=” mobile_breaking=” mobile_display=”] [av_social_share title=’Podeli članak’ style=” buttons=” custom_class=” admin_preview_bg=”] [/av_one_full]