Analiza vašeg posla u 6 koraka

 

ŠTA

Svi smo iskusili to „izazovnu“ poslovnu situaciju u kojoj smo suočeni sa ogromnim poslom i neshvatljivo malim vremenskim rokom za obavljanje a u poslu prodavaca to opterećenje pomnožite sa deset.

ZAŠTO

Možemo da izaberemo da ignorišemo taj pritisak i radimo nerazumno dugo do kasno u noć da bi postigli rezultat. Problem kod ovakvog pristupa je iznurenost poslom koja se mora kad tad pojaviti a njen rezultat je loš kvalitet našeg rada, učestale greške i potpuno zanemarivanje privatnog života. Svaka od ovih situacija vodi u stanje intenzivnog stresa.  Alternativno rešenje je da radite pametnije tako što ćete se fokusirati na najvažnije stvari za vaš uspeh a smanjiti vreme koje provodite na poslovima niskog prioriteta, više prodajnih sastanaka a manje administracije.

KAKO

Da biste ovu strategiju mogli uspešno da sprovedete morate napraviti ključni korak koji se zove – analiza posla. Da biste uspešno obavljali neki posao neophodno je da ste tačno upoznati sa njegovim zahtevima  a još važnije sa očekivanjima koja vaš lider ili vaš tim imaju prema vašoj ulozi. Mada se čini da su ova očekivanja kao i zahtevi vašeg posla očigledna stvar u košmaru odluka i rokova, pod pritiskom poslovnih zahteva veoma česte ove važne stvari izmaknu vašoj pažnji i vi radite bez jasnog uvida u ono što se od vas tačno očekuje i zahteva. Zato su česta usaglašavanja prioriteta sa vašim timom ključ za razumevanje pojedinačnih uloga i guranje u istom pravcu. Najjednostavnija vežba za usaglašavanje prioriteta jeste da lider prodajnog tima napiše pet najvećih prioriteta za uspešno obavljanje timskih zadataka a da isto urade i svi članovi tima. Posle upoređivanja i diskusije o važnosti pobrojanih poslova pravi se master plan prioriteta i sada svako zna da odredi važnost zadataka koji su mu povereni u odnosu na listu prioriteta. Razumevanje prioriteta vašeg posla a naročito onih  koji vam kontinuirano obezbeđuju uspeh pruža vam šansu da se fokusirate upravo na te zadatke. Po Paretovom zakonu treba da ulažete  80% svoje energije i vremena u tih 20% najvažnijih poslova koji vam donose 80% rezultata. Cilj je otkriti kojih 20% poslova donose 80% uspeha i ulagati se maksimalno u njih. Lakše reći nego izvesti ali alternativa je preopterećenost poslom i slabi rezultati. Jedna od najproduktivnijih stvari koju možete da preduzmete je da dobro analizirate svoj posao. Treba vam između petnaest i trideset dana da obavite taj posao. Nije dugo vreme za veliki rezultat: povećanje efektivnosti vašeg rada a smanjenje preopterećenosti poslom.  A opet većina ljudi će odustati na pola puta zbog poznatih izgovora lenjog uma; ovo neće funkcionisati, suviše je jednostavno da bi bilo efikasno, pa ja to sve već znam a ne pomaže mi…

Da biste uspešno sproveli analizu posla sledite naredne korake.

Korak 1: Pregledajte formalnu dokumentaciju u vezi vašeg posla. Proverite opis posla. Identifikujte  ključne zadatke i prioritete unutar njih. Pretražite izveštaje o učinku. Oni vam mogu jasnije otkriti poslove koji se češće primećuju, priznaju i nagrađuju. Takođe ćete jasnije uočiti i ponašanje koje se kažnjava. Proučite tipove treninga koji su potrebni za vašu ulogu. Pobrinite se da uzmete učešće na treninzima koji će poboljšati vaše veštine. Proučite sistem nagrađivanja u kompaniji i razumete ponašanje koje se prihvata i nagrađuje.

Korak 2: Razumite kompanijsku strategiju i kulturu. Vaš posao je smislen i tu je sa razlogom i zato ćete ga svakako najbolje sagledati u kompanijskoj strategiji koja se često izražava  u kompanijskoj izjavi misiji. Ukratko vaš posao je u funkciji te misije i treba da vam pomogne da u njoj uspete. Na sličan način svaka organizacija ima svoj sistem vrednosti, svoje priče o uspehu i razvoju. Ako ste novi na poslu razgovarajte sa starijima, sivom eminencijom, i uz dužno poštovanje  zamolite ih da vam pomognu da razumete osnovne vrednosti kompanije i prihvatljive norme ponašanja.  Uvek gledajte svaki posao kroz kompanijsku vizuru  i procenite da li će se ta aktivnost pozitivno vrednovati. Usaglasite svoje prioritete sa izjavom misije.

Korak 3: Izdvojite najuspešnije prodavce u kompaniji i pokušajte da razumete zašto. Unutra i izvan kompanije možda postoje prodavci koji su mnogo uspešniji u istoj  ulozi kakvu vi imate. Saznajte šta rade i kako postižu uspehe. Uočite veštine zbog kojih su postali najuspešniji i naučite ih.

Korak 4. Proverite da li imate dovoljno  resursa da obavite posao. Da li imate sve da biste obavili vrhunski posao? Ako je odgovor ne počnite odmah da radite na sticanju svih uslova za vrhunske rezultate.

Korak 5: Potvrdite prioritete u razgovoru  sa vašim liderom. Već znate koji su vam resursi i treninzi potrebni i ovo je trenutak da ih iznesete pred lidera. Potvrdite da imate iste prioritete i da se slažete oko toga šta je to vrhunski obavljen posao.

Korak 6: Preduzmite akciju. Do sada već znate šta vam treba za uspeh, znate šta su najznačajnije stvari koje treba da obavite i do kada. Gde možete da „odložite“ manje važne poslove a kada ih možete „odmrznuti“ i pretvoriti u prioritete. Šta možete da istrenirate da biste bili uspešniji…Uradite to.

Analiza posla je tehnika za smanjenje stresa i preopterećenosti koja može da vam pomogne da rešite strukturalne probleme vašeg posla, da radite efektivnije sa vašim liderom, poboljšate timske rezultate i budete odlučniji u komunikaciji sa drugima u pogledu  vaše odluke da ne nosite posao kući. Ovo su važne stvari za umanjenje stresa, poboljšanje kvaliteta vašeg života i uspeh u karijeri.

KADA

Odgovorite na sledeća pitanja i dobićete jasan tajming za akciju.

1. Kada ste izvršili poslednju analizu vašeg posla u odnosu na strategiju i misiju kompanije?
2. Kada ste izvršili prioritizaciju vaših poslovnih aktivnosti?
3. Kada ćete da usaglasite vaše prioritete sa timskim prioritetima?

 

Zašto:

Razlog zbog kojeg se ne ostvaruje većina glavnih ciljeva

je taj što prvo trošimo vreme na obavljanje manje važnih stvari.

Robert Dž. Mekejn