ŠTA

Kako da efektivno dajete povratne informacije svojim članovima timua.

ZAŠTO

Zato što zaposleni:

• Zaposleni žele pohvalu za svoj rad
• Žele da budu primećeni
• Žele da rastu, napreduju i budu uspešni
• Poslodavci žele motivisane zaposlene
• Žele produktivne i organizovane zaposlene
• Žele da se posao obavi na najbolji mogući način

Razloga je mnogo a najvažniji je:

• Prilika da prepoznamo gde su nam mogućnosti za usavršavanje!

 KAKO

Kod davanja povratne informacije veoma važno je da:

1. Držite se činjenica! Ljudi su posebno osetljivi kada komentarišemo i procenjujemo njihov rad ili ponašanje. Stoga je važno biti siguran u ono što ćemo reći i zato je dobro pripremiti činjenice. Činjenice o kvalitetu rada i/ili ponašanju najbolje se utvrđuju posmatranjem zaposlenog dok obavlja svoje radne zadatke, te slušanjem komunikacijskih situacija u kojima učestvuje zaposleni, direktnim i konkretnim zadacima i njihovim kvalitetom, rokom, tačnosti, nekim merljivim podatkom … Davanje povratne informacije se NIKADA ne vrši na osnovu glasina ili tračeva. Npr, izjava: „Priča se da vičeš na kolege“ će verovatno izazvati odbrambenu reakciju sagovornika koji može reći: „Ko? Ja? Kada? Ko Vam je to rekao?“ i sl. Takva reakcija će preusmeriti razgovor na kontraproduktivne rasprave, a to ne želite. Efikasnije je kada imamo zabeležene činjenice, koje onda precizno iznosimo. Ovo je naročito korisno kod zaposlenih koji se znaju „izmigoljiti“ iz neugodnih situacija. Stoga je, umesto npr. „Čini mi se da si nekoliko puta …“ bolje pročitati činjenicu: „U ponedeljak u 12:15 sam čula povišene tonove između tebe i … ili npr. juče u 14:30 si izašao ranije sa posla, a nisi ostavio pisano obaveštenje, a to je pravilo organizacije koje svi treba da poštujemo…“.

Ovo ostavlja snažan utisak na zaposlenog, jer on tada razume i shvata da se njegovo ponašanje pažljivo posmatra.

2. Ne optužujte, radije pitajte! Ponekad smo skloni donošenju preuranjenih zaključaka o nečijem radu ili ponašanju. Ne možemo se oteti potrebi da donesemo svoj sud bez svih činjenica, a to može biti pogrešno. Ako ste npr. primetili da je zaposleni u zadnje vreme izgubio radni elan, nije dobro zaključiti da je zaposleni lenj i reći: „Ulenjio si se ove sedmice!“. Moguće je da zaposleni ima problem koji ga ometa u poslu, a za kojeg ne znamo. Efikasnije je umesto preuranjenog zaključivanja pitati, a sa konkretnom činjenicom i npr. reći: “Primetio sam da si ove sedmice napravio 50% prometa manje od proseka? Šta se događa?“ i dodati još “Treba li ti pomoć?“ Ako umesto pitanja krenete s optuživanjem ući ćete u slepu ulicu, što je loše je za odnose, a i za rešavanje problema.
3. Oprezno sa poznatim tehnikama! Popularna tehnika davanja povratne informacije zvana „sendvič“ sadrži dve pohvale i kritiku u sredini. Cilj „sendviča“ je davanje negativne kritike, koja je „umotana “ u dve pozitivne, kako bi je zaposleni lakše „svario“.

Mnogi rukovodioci je koriste, jer im je lakše otvoriti razgovor s nečim pozitivnim. Pored toga žele zadržati dobar odnos i motivaciju, a izbeći ljutnju ili razočaranje zaposlenog. Nedostatak ove tehnike je u tome što kada u istom razgovoru nekoga prvo pohvalite, pa kritikujete, pa ponovo pohvalite, to može biti prilično zbunjujuće. Osim toga, ova tehnika je dosta poznata, u nekim organizacijama se „potrošila“ pa ljudi naslućuju šta sledi iza pohvale. Mana je što u njoj postoje elementi manipulacije koji odmah negativno deluju na zaposlene. S druge strane, jedan deo rukovodilaca, više voli direktnost i transparentnost u odnosima sa zaposlenima, stoga razdvajaju pozitivne i negativne povratne informacije. Kada hvale i kada kritikuju žele da se to jasno zna.

4. Pazite na razmeru pohvala i kritika! Praksa i nauka se slažu da je pohvala delotvornija od kritike, međutim najbolji rezultati se postižu pravilnim kombinovanjem i jednog i drugog. Istraživanje koje je sprovela grupa psihologa pokazuje da je poželjan odnos pet pozitivnih na jednu negativnu povratnu informaciju. Ne budite škrti u pohvalama. Da biste dostigli ovu poželjnu razmeru potrebna je promena percepcije, jer češće primećujemo i komentiramo loše, a prećutkujemo dobre stvari, jer ih podrazumevamo.
5. Motivišite i pozovite na akciju! Nakon davanja korektivne povratne informacije završite u pozitivnom duhu. Ohrabrite primaoca, dajte mu pozitivnu energiju kako bi lakše savladao problem i stavite mu se na raspolaganje za pomoć. I još nešto, ma koliko bilo teško, sačuvajte obraz zaposlenog ne dovodeći njegovo znanje i kompetencije u pitanje. Nikad ne recite: “Ti ne znaš da radiš svoj posao“ u bilo kom obliku.

KADA

Ako hoćete da vaše reči imaju autoritet I proizvedu rezultat onda odmah.

Zašto:
Ako želite da me uzdignete vi sami morate biti na višem nivou od mene.
Voren Ostin