Akcioni plan za poboljšanje radnog učinka

ŠTA
Radni izveštaj ima svoj finalni deo u predstavljanju rezultata i ocena rada zaposlenog i pokretanju dijaloga o konkretnom učinku koji bi u narednom periodu trebalo da dovede do povećanja efekata rada. Akcioni plan za poboljšanje učinka je njegov krajnji proizvod.
Dobra priprema lidera za ovaj sastanaka od izuzetne važnosti.

ZAŠTO
Zato što bez pripreme ovaj dijalog lako sklizne u liderski monolog i kritikovanje koje je neproduktivno i rezultira nepoverenjem zaposlenog u lidera i kompaniju i njegovom istom a najčešće smanjenom produktivnošću. Zato što se bez jasnog i konkretnog akcionog plana promena neće dogoditi ili barem neće biti trajna.

KAKO
Cilj je da se ponašanje i učinak zaposlenog koriguju a ne kritikuju, cilj je da se zaposleni motiviše a ne kontroliše i zato je najbolja forma komunikacije dijalog. Da li će do tog otvorenog i kreativnog dijaloga doći zavisi od dobre pripreme lidera za prezentaciju izveštaja koja će razgovor prevesti sa vrućeg terena: Ovo ništa nije valjalo; na domaći teren: Kako ovo možemo da uradimo bolje u obostranom interesu? Navešću vam nekoliko faktora koji presudno utiču na efekat predstavljanja izveštaja o radnom učinku.
1. Odaberite vreme i lokaciju. Odaberite vreme koje odgovara obema stranama i prostoriju u kojoj će vrata biti zatvorena i omogućiti privatan razgovor. Probajte da organizujete okrugao sto a ako ga nemate onda gledajte da sedite pored zaposlenog jer na taj način izjednačavate uloge i pravite atmosferu koja podstiče otvorenu komunikaciju i saradnju a ne sudski proces.
2. Završite papirološki rad pre predstavljanja. Pregledajte i sredite sve dokumente koje ste koristili u izveštaju pre početka sastanka. Ako planirate da uključite i formular za samo-ocenjivanje koje je uradio zaposleni ostavite prazan prostor za unošenje tih podataka kao i za finalnu ocenu rada. Dajte zaposlenom mogućnost da vam predstavi svoje viđenje učinka i tek onda upišite konačnu ocenu.
3. Definišite svoj pristup. Morate unapred znati kako ćete voditi prezentaciju i intervju. Ako zaposleni popuni svoj izveštaj prvo njega zatražite. Najbolji način da počnete analizom svih elementa posla jedan po jedan. Lider treba da upoređuje svoje ocene sa ocenama zaposlenog za svaki element posla i onda se kroz intervju dolazi do zajedničkog dogovora oko ocene za svaki pojedini element.
4. Isplanirajte završetak. Zapamtite, ono što kažete na kraju zaposleni će poneti sa sobom kao ključni stav kada se vrati na radno mesto. Isplanirajte kako ćete sumirati oblasti u kojima je zaposleni ispunio ili premašio standarde. Važno je da mu odate priznanje i pohvalite ga za ostvareni rezultat i ohrabrite ga da nastavi tim tempom. Za oblasti u kojima nije dostignut standard zahtevajte od zaposlenog da da svoje mišljenje i iznese plan za poboljšanje. Predložite zaposlenom da se sastanete za nedelju dana da biste napravili detaljan akcioni plan za poboljšanje učinka u tim elementima posla. Planirajte da završite sastanak u pozitivnom tonu i duhu tako što ćete zaposlenom iskazati svoje poštovanje za doprinos koji daje poslu i kompaniji i uverenost da će biti još uspešniji u narednom periodu.
Akcioni plan za poboljšanje učinka
Svaki sastanak za predstavljanje ocene radnog učinka mora da se završi sa izradom akcionog plana za poboljšanje efekata rada u narednom periodu i time čitavu aktivnost prevodite sa birokratskog na operativni nivo. Da biste izvršili dobru pripremu sastanka treba da unapred znate osnovne elemente akcionog plana koje ćete predložiti zaposlenom. Plan obuhvata spisak aktivnosti koje treba da izvedu i zaposleni i lider a koje će rezultirati povećanjem efekata rada. Treba odabrati jedan, najviše dva elementa posla u kojima nisu dostignuti standardi i razviti plan oko njih. Kada imate više od jednog elementa izaberite najpre onaj najkritičniji za posao i napravite plan za njega. Izneću vam nekoliko saveta za izradu akcionog plana.

• Neka plan bude jednostavan, praktičan i lak za razumevanje. Ciljajte jednu, najviše dve oblasti posla u kojim zaposleni treba da poboljša rad. Obezbedite primere koji jasno pokazuju kako to poboljšanje treba da izgleda.
• Postavite jasna vremenska ograničenja za ciljano ponašanje. Zaposleni i lider moraju da znaju kako i do kada će se ponašanje popraviti.
• Utvrdite potrebe za treningom. Jasno definišite koja vrsta treninga će pomoći zaposlenim da poboljša svoj rad. Ubeležite u plan i ko je tačno odgovora za organizovanje takve vrste treninga i do kada treba da se obavi.
• Pokažite pozitivan stav. Ako lider pokaže odlučnost i posvećenost u pomaganju zaposlenom da identifikuje oblasti za poboljšanje i razvije plan onda će i zaposleni promeniti stav i ponašanje. Uvek kada lider demonstrira istinski interes za razvoj zaposlenog i zadrži pozitivan stav u vezi sposobnosti zaposlenog da poboljša svoj učinak i zaposleni će biti više motivisan da tu promenu izvede.

KADA
Prvi naredni izveštaj o radnom učinku je trenutak za primenu ovih saveta. Ako nemate jasno definisane procedure za ocenu učinka odmah uvedite red u taj važan posao i neka svaki zaposleni zna u kojem periodu (tromesečno, šestomesečno…) i na koji način će se razgovarati o rešenjima za unapređenje njihovog učinka kako bi bili spremni.
Zašto: Sebe procenjujemo prema onome što smo sposobni da uradimo, dok nas drugi procenjuju prema onome što smo već uradili. Henri Vordsvort Longfelou