Znate li kako da organizujete formu i strukturu prezentacije

ŠTA
Saveti i tehnike za profesionalno organizovanje forme i strukture vaše prezentacije.

ZAŠTO
Zato što je svaka prezentacija koja nema dobru formu i strukturu isto što i priča koja nema zanimljiv uvod u temu, uzbudljivu razradu i katarzičan kraj, dakle neprofesionalna, neuspešna i dosadna.

KAKO
Prilikom odlučivanja o izgledu vaše prezentacije morate doneti odluku o formi prezentacije a potom odraditi sva tri dela strukture prezentacije.

Forma
Većina prezentacija ima jednu od tri forme koje je još Aristotel definisao:
ETOS – svrha je da se publika informiše i pouči a bazira se na promeni mišljenja; ovu formu koriste treneri i edukatori.
LOGOS – svrha je da se publika ubedi ili motiviše na akciju a bazira se na promeni ponašanja; ovu formu koriste političari, sveštenici i prodavci.
PATOS – svrha je da se publika inspiriše, zabavi ili na drugi način utiče na njene emocije a bazira se na promeni stavova; ovu formu koriste motivacioni govornici i treneri za razvoj personalnih veština. Imajte na umu da većina prezentacije koristi kombinaciju ovih formi. Čerčil je recimo koristio patos i logos. Čuveni motivacioni govornik Zig Ziglar je koristio patos i etos itd. Važno je znati da vi možete biti efektivni ako koristite bilo koji od ovih stilova ili kombinaciju samo ako odaberete formu koja je odgovarajuća za datu situaciju i publiku. Nijedna od ovih formi nije najbolja i svaka može biti efektivna u zavisnosti od situacije i govornikovog personalnog stila komunikacije.

Struktura
Struktura prezentacije se sastoji od tri faze: planiranje, pripremanje i izvođenje i od suštinske važnosti je da ih dobro poznajete i izvedete kako valja

Faza planiranja. U ovoj fazi treba da istražite i razvijete glavne tačke vaše prezentacije. Važno je sakupiti veliki broj informacija iz autoritativnih izvora. Potrebno je naći mnogo veću količinu informacija nego što ćete je izneti na prezentaciji jer vam to znanje daje potpuniji uvid u temi i mogućnost da je jasno iznesete. Potom, koristeći ovaj radni materijal treba da identifikujete svoju centralnu temu, razvijete svaku tačku koja podržava glavnu premisu i organizujete sadržaj oko ovih glavnih tačaka.

Faza pripremanja. U ovoj fazi treba da uzmete glavnu supstancu svoje prezentacije i oživite je uz pomoć osnovnih govorničkih principa kao što su: univerzalni govornički zakon i magično pravilo trojke. Univerzalni zakon kaže: 1. Recite im šta ćete im predstaviti, 2. Predstavite im to, 3. Recite im šta ste im upravo predstavili. Drugim rečima svaka prezentacija treba da ima: uvod, razradu i zaključak. Magično pravilo trojke kaže: limitirajte svoju prezentaciju na tri glavne tačke ili poruke i nećete pogrešiti. Tri glavne poruke nisu definitivna formula uspeha ali su formula koja uvek funkcioniše. Zašto? Zato što većina ljudi ne može da zapamti više od tri stvari koje im ispričate. Ako hoćete da se vaša prezentacija pamti limitirajte svoju poruku na tri glavne poruke.  Konačno, pošto su vam suština i forma pripremljene ostaje vam da svoju poruku učinite još jasnijom, razumljivijom i upečatljivijom. Da biste to uradili morate da koristite takozvane ilustracije.  Veliki govornici koriste upečatljive primere, anegdote, humor, rečenice velikih ljudi i slične alatke.

Faza izvođenja. Ova faza uključuje stvari kao što su personalni govornički stil, korišćenje ponavljanja, govor tela, korišćenje audio-vizuelnih  pomagala, interaktivnih vežbanja i igri kao i drugih tehnika za uključivanje publike u prezentaciju. Fokusiraćemo se sada na nekoliko stvari koje ne smete da koristite  prilikom izvođenja prezentacije: Nemojte da recitujete. Ne pokušavajte da napamet naučite tekst i da ga tačno izgovorite. To je najsigurniji način da svoju publiku oterate u san. Zapamtite pravilo komunikacije: na druge ljude utičemo 7% verbalno ili rečima koje izgovorimo, 36% vokalno ili načinom na koji to izgovorimo i 55% stavom ili uverenjem i energijom koju unesemo u govor. Kada recitujete svoj tekst vi ste izgubili 93% šansi da istinski izvršite uticaj na publiku. Vi se u stvari fokusirate se na 7% i sve vreme strepite da li ćete i to reći kako treba a istovremeno propuštate 93% šansi da fascinirate svoje slušaoce. Nemojte da čitate. Prisetite se kada vam je neko poslednji put čitao. Verovatno je to bio neko od vaših roditelja kada ste bili dete uveče u krevetu. A šta je bila svrha tog čitanja? Da li se ta svrha podudara sa svrhom vaše prezentacije? I tako smo završili sa čitanjem. Nemojte započeti sa vicom ili barem budite ekstremno oprezni. Jedna od odlika loših govornika je zloupotreba viceva na samom početku prezentacije. U devet od deset slučajeva taj vic ili neće biti smešan ili ga je većina čula više puta u proteklih mesec dana. A u 99% slučajeva taj vic nema nikakve veze sa vašom prezentacijom. Humor je važan sastojak dobre prezentacije ali samo ako je diskretno i u pravom kontekstu plasiran.

KADA
Praksa je pokazala da vam je potrebno dvadeset puta da izvedete neku prezentaciju da biste sa njom u potpunosti ovladali. Počnite da vežbate sad odmah jer dvadeset je velika brojka.

Zašto:
Intelektualci rešavaju probleme, geniji ih sprečavaju.
Albert Ajnštajn