Stepen odgovornosti utiče na motivaciju i posvećenost

ŠTA
Saveti za povećanje odgovornosti i posvećenosti zaposlenih za izvršavanje radnih zadataka

ZAŠTO
Zato što su sastanci najbolje mesto na kojem lider i njegov tim mogu da rade na povećanju kapaciteta zajedničke i pojedinačne odgovornosti za rezultate koje će ostvariti. Zato što povećana odgovornost za rezultate pojačava posvećenost i motivaciju a zajedno dovode do kontinuiranog povećanja produktivnosti. Zato treba ozbiljno da proučite ova pravila za stimulaciju odgovornosti jer će od njihovog sprovođenja zavisiti i ukupni rezultat vašeg tima i vas kao njegovog lidera.

KAKO

1. Koristite agendu produktivnog sastanka i kartice osnovnih pravila ponašanja i komunikacije na svakom sastanku. Proučite ih pre početka i držite se njih za vreme sastanka.
2. Odredite ko će biti moderator sastanka i jasno to predočite svima. Ovo nije uloga samo za lidera tima, nju treba rotirati radi povećanja odgovornosti i značaja svih članova tima.
3. Odredite zapisničara sa zadatkom. Zapisničar je odgovoran da svi učesnici dobiju primerak zapisnika u što kraćem roku. Takođe treba da pripremi kratak izveštaj o toku realizacije zadataka koji su preuzeti na tom sastanku i predstavi ga na početku narednog sastanka.
4. Izgradite jasan mehanizam za prekidanje predugih diskusija. Lider sastanka ima obavezu da prekine rečima: „Molim vas da sumirate diskusiju i predložite rešenje.“
5. Izgradite mehanizam za odlučivanje. Za manje timove do 25 ljudi najbolji je konsenzus a za veće grupe većinsko odlučivanje. Lider je ovlašćen da zaustavi diskusije kada je ponuđeno nekoliko rešenja i da zatraži da se o njima odlučuje.
6. Kada ste došli do odluke držite sve učesnike odgovornim za njeno sprovođenje. Zapišite odluke koje postaju novi standardi rada velikim slovima u boji i podelite učesnicima sastanka kao podsetnik.
7. Svaki sastanak započnite proverom realizacije zadataka od prethodnog sastanka. Neka svakom učesniku bude jasno da mora doći sa rezultatom ili sa predlogom kako da se taj rezultat što pre ostvari da bi o tome mogao tim da odlučuje. Ne dozvolite nikome da se pojavi samo sa problemom i izgovorom zašto se rezultat nije postigao bez predloga rešenja.
8. Zahtevajte da se odmah pravi kratka To Do lista aktivnosti za realizaciju zadatka. Za vreme sastanka kada neki pojedinac ili grupa preuzme odgovornost za neki zadatak zahtevajte da odmah u svojim planerima definišu korake, prioritete i jasne rokove za izvršenje tog zadatka.
9. Uvek završite sastanak sa rekapitulacijom onoga što je diskutovano, odluka koje su donete i zadataka koji su preuzeti. Naročito jasno istaknite akcione korake koje odgovorne osobe moraju da preduzmu i rokove za izvršenje.

KADA
Primenite ove savete onoliko brzo koliko vam je urgentno završavanje radnih zadataka vaših saradnika.

Zašto:
Ako bih imao devet sati da obalim drvo prvih šest sati bih proveo oštreći moju sekiru.
Abraham Linkoln