Saveti za držanje produktivnih sastanaka

ŠTA
Kako da podignete produktivnost svojih sastanaka i povećate posvećenost i motivisanost vaših ljudi za izvršenje zadataka.

ZAŠTO
Zato što je sastanak najbolje mesto za stimulaciju produktivnosti i povećanje odgovornosti zaposlenih za rezultate.

KAKO
Primenite ovih deset saveta za poboljšanje kvaliteta sastanaka koje držite sa svojim timom:

1. Postavite sebi prvo pitanje: Da li treba da se sastajemo ili postoji efikasniji način da se postigne naš cilj? Informacija mejlom? Sastanak jedan na jedan?
2. Ako je sastanaka potreban onda je agenda neophodna. Agenda označava važnost sastanka i uspostavlja strukturu i organizaciju sastanka. Agenda podiže stepen angažovanja učesnika i šalje im poruku da se očekuje da budu spremni da diskutuju na predložene teme dnevnog reda.
3. Pošaljite agendu učesnicima i dajte im vremena da razmisle o temama i pripreme svoje izlaganje. Agenda fokusira učesnike na teme dnevnog reda i na cilj sastanka ili na rezultat koji treba da se postigne i na taj način stimuliše veće učešće ljudi u traže nju rešenja i poboljšava efikasnost i efektivnost sastanka.
4. Pripremite mesto sastanka u odnosu na tip sastanka. Ako je diskusija neophodna postavite učesnike licem u lice. Ako sastanak ima informativni format onda svi licem okrenuti ka govorniku. Neka mesto sastanka bude primereno broju učesnika, nemojte da stisnete velik broj ljudi u malu kancelariju pod parolom nije bitan prostor bitni su ljudi ili da par ljudi stavite u najveću salu za sastanke da bi ih fascinirali. Neka prostorija bude dobro provetrena, hlađenje ili grejanje adekvatno da bi ljudi imali podnošljiv komfor. Obezbedite osvežavajuća pića i kafi, voće ako je moguće.
5. Počnite i završite sastanak na vreme. Time pokazujete da vrednujete vreme učesnika i da očekujete efikasnost. Nema ništa gore od sastanaka bez kraja na kome svi učesnici osećaju da gube vreme i živce osim lidera sastanka koji pogrešno misli da je produktivan i da nešto postiže. Kada se završava na vreme to učesnicima pošalje poruku da budu spremni za sastanaka i koncizni u svojoj argumentaciji tj. Da se svi kreću ka rešenjima a ne diskusiji u krug.
6. U vašem uvodu jasno istaknite željeni rezultat sastanka. Ovo je esencijalno za produktivnost sastanka inače je to jedna od uobičajenih poslovnih aktivnosti sa neizvesnim ili nikakvim rezultatom. Razlika između poslovne aktivnosti i poslovnog rezultata je razlika između produktivnog i neproduktivnog rada. Mora postojati jasan cilj i rezultat koji želite da postignete sa tim sastankom inače on neće biti produktivan.
7. Ohrabrite učešće. Ako osetite da postoji neslaganje, čak i neizgovoreno, imajte samopouzdanja da direktno postavite pitanje pojedincima. Svi učesnici sastanka moraju da dobiju reč da iskažu svoje mišljenje i predloge ili će osećati da su proveli vreme na neproduktivnom sastanku. Više glava bolje misli, nemojte zaboraviti ovu narodnu poslovicu. Stimulišite učešće svih i zbog čuvene konstatacije jednog od najboljih trenera za razvoj liderskih veština Stivena Kavija: Bez učešća nema posvećenosti.
8. Fokusirajte diskusiju. Ako je potrebno podsetite učesnike na cilj sastanka i usmeravajte tok diskusije. Ovo je jedan od glavnih zadataka lidera sastanka. Ljude se često rasplinu u objašnjenjima i raspravama ko je u pravu i šta je bolje preduzeti i potpuno izgube iz vida cilj i rezultat sastanka. Lider često pitanjima usmerava učesnike ka cilju sastanka: jesmo li na pravom putu? Kako ovo doprinosi rešenju problema? Da li je ovo jedini način da se ova situacije razreši?
9. Učinite sve što treba da se postigne konsenzus a ne odluka preglasavanjem. Periodično sumirajte ključne tačke i tražite saglasnost oko njih. Učesnici zaneseni diskusijom često zaborave da su se oko nekih rešenja usaglasili i na kraju sastanka počnu da iznose neslaganje sa nekim rešenjima koja su na početku prihvaćena. Zato je važno da lider sastanka postiže mini konsenzuse oko nekih predloga i rešenja kako bi na kraju mogao da pozove učesnike da konsenzusom usvoje sva rešenja, donesu odluke i preuzmu odgovornost za izvršenje poslova.
10. Sumirajte napredak i delegirajte zadatke i odgovornosti na kraju sastanka. Ne završavajte dok niste sigurni da učesnici znaju šta je njihov naredni korak i koja je njihova odgovornost. Insistirajte da učesnici zapišu svoje dužnosti u To Do liste sa rokovima za izvršen je. Ima nešto magijski snažno u zapisivanju ciljeva i rokova što stimuliše ljude da posao završe kako je zapisano.

Bonus Saveti

• Napravite od svakog sastanka edukativni događaj. Uključite kreativnu edukaciju adekvatnu temi sastanka koristeći  knjige, zvučnike, video. Učesnicima uvek treba dati nešto zauzvrat.
• Koristite raznovrsne alatke i aktivnosti da bi sastanak bio produktivan ali i zabavan. Ulijte energiju učesnicima. Neka sastanak bude ozbiljan ali ne zaboravite da sebe i druge ponekad zabavite.
• Fokusirajte se na ideje i procese a ne na ljude. Ne dozvolite da se traži propust u ljudskim greškama nego uvek fokusirajte učesnike na promene u radnim procesima i na promenu načina na koji se posao obavlja.
• Uvek uradite nešto novo, drugačije. Rutina nije inspirativna. Učinite da učesnicima bude drago što su došli.

KADA
Počnite da primenjujete savete jedan po jedan od narednog sastanka.

Zašto:
Cena izuzetnosti je odgovornost.
Vinston Čerčil