Koja aktivnost vas kandiduje za najviše funkcije

ŠTA
Kako da primenite pravila i matricu agende produktivnih sastanaka.

ZAŠTO
Ako bih na raspolaganju imao samo jedan savet rekao bih vam sledeće: Usvojite matricu i pravila agende produktivnih sastanka i držite se dosledno tog standarda. Ništa ne može povećati produktivnost tima kao dosledno sprovedena agenda  sastanka.

KAKO
Uvođenje agende sastanaka i dosledno primenjivanje njene matrice se čini lakim zadatkom ali kada se menadžeri suoče sa praksom brzo shvate da to nije ni malo lak posao. Zašto? Zato što su stare navike jako teško iskorenjive i kada menadžeri odstupe od agende onda se to uvek pravda kreativnim pristupom koji nije šematizovan a u stvari je samo nedostatak fokusa i discipline. Znači, osnovni zahtev je da se pridržavate doslovno svih elemenata agende i da ih sprovodite bez izmena u dužem periodu. Ovo su elementi agende produktivnih sastanaka.

Najpre postavite jasan cilj sastanka – Šta treba da bude rezultat vašeg sastanka. Ako ne mate jasno postavljen cilj sastanka svaki sastanak će biti neproduktivan. Cilj sastanka dostavite svim učesnicima u agendi kako bi mogli da učestvuju u diskusiji sa fokusom na ostvarenje cilja. Cilj sastanka zavisi od formata sastanka. Ako je format informativni onda je cilj da se timu prenese važna informacija i da se čuju njihove reakcije. A ako je format rešavanje problema onda je cilj pronalaženje kvalitetnih rešenja za nastali problem. Usmeravajte diskusije ka tom rezultatu rečenicama: Kako tvoja diskusija doprinosi ostvarenju cilja ovog sastanka? Da li ovim primerom samo produbljuješ problem a ne nudiš rešenje?

Počnite uvek na vreme. Kad steknete ugled rukovodioca koji počinje na vreme i vaši saradnici će poštovati taj standard. Uvođenje discipline počinje sa ličnim primerom i doslednim poštovanjem vremena početka sastanka. Disciplina je preduslov za uvođenje nove prakse.

Pošaljite dnevni red sastanka. Pošaljite ga unapred svim učesnicima sa imenima izvestioca po temama da mogu da se spreme. Nemojte sami da obrazlažete sve teme. Cilj je da uključite vaše ljude u prezentovanje problema i samim tim da ih motivišete da traže moguća rešenja. Zapamtite zlatno pravilo timskog rada: Bez aktivnog učešća zaposlenih neće biti ni njihove pune posvećenosti.

Sastanak mora da se završi sa zaključkom. Sastanak koji nema jasan zaključak u pisanoj formi nije produktivan iako se na njemu možda iznelo nekoliko kvalitetnih ideja. Kako Čerčil voleo da kaže: Mnogo volim pametne govore ali nekako više volim pamet na papiru. Zapisan zaključak sastanka sadrži, imena učesnika, teme koje su diskutovane, rešenja koja su usvojena, zadatke koji su dodeljeni i rokove za izvršenje.  Vidite i iz ovog spiska podataka u zaključku da bez njega nema produktivnog sastanka. Zaključak se posle sastanka distribuira svima i podseća učesnike da je nešto odlučeno i dogovoreno. Naredni sastanak mora započeti sa čitanjem zaključka i izveštajem o realizaciji dogovorenog.

Svaki učesnik mora da preuzme neku obavezu i dužnost. Nijedan učesnik sastanka ne sme da ode bez dodeljene dužnosti, jer će to smatrati neproduktivnim sastankom i izgubljenim vremenom a vas neprofesionalnim rukovodiocem.

Završite na vreme. Nema ničeg tako efikasnog u uništavanju radne energije zaposlenih od predugih i mučno dosadnih sastanaka.

KADA
Pročitajte još jednom sve koristi koje možete imati vi i vaš tim od primene agende sastanaka i odlučite koji stepen urgencije ćete sami dodeliti ovoj važnoj praksi. Poslovni sastanci su jedna od tri aktivnosti koje ćete najviše obavljati u svom radnom veku. Ako tu postignete visok nivo profesionalnosti i efikasnosti čitava vaša karijera će biti u tom svetlu posmatrana i vrednovana. Ako sastanci budu produktivni i rezultati vašeg tima će biti produktivni. Ako uključite sve zaposlene u proces pronalaženja rešenja i odlučivanja nećete dobiti samo veće zadovoljstvo i samopoštovanje zaposlenih nego i veće poštovanje i lojalnost vama kao lideru. Ako budete dosledno primenjivali agendu produktivnih sastanka poboljšaćete rezultate svog tima, stvorićete ugled vrhunskog rukovodioca i postaćete kandidat za najviše funkcije u vašoj organizaciji.

Zašto:
Uspešno liderstvo, stara je istina, ne zasniva se na pameti lidera već, pre svega, na njegovoj doslednosti.
Piter Draker