Akcioni plan za kratkoročne, srednjoročne i dugoročne ciljeve

ŠTA
Kako da kreirate efektivan akcioni plan za realizaciju vaših ciljeva svih ročnosti.

ZAŠTO
Zato što je akcioni plan master plan vaših aktivnosti koji vam pomaže da upravljate projektima koje ste osmislili i da ih razložite na dnevne aktivnosti po redosledu važnosti. On vam pomaže da zadržite i širu sliku svog plana dok istovremeno  pratite njegovo izvršenje kroz svakodnevne pomake ka cilju. On je posebno važan za istovremeno napredovanje u više projekata što je uobičajeni poslovni zahtev koji se danas stavlja pred menadžere. Akcioni plan u sebi sadrži i kratkoročne  i srednjoročne i dugoročne ciljeve što vam omogućava da planirate svoje vreme bez bojazni da ćete zaboraviti da obavite bitne stvari na vreme. Pošto sadrži i dobro definisane prioritete akcioni plan će vam omogućiti i fokusiranje na obavljanje najbitnijih stvari najpre. A njegov deo koji pokriva delegiranje poslova će vas podsećati da koristite ovu važnu veštinu za povećanje produktivnosti kad god to možete. Sve to će vam, omogućiti da štedite vreme dok istovremeno obavljate sve poslove na vreme kao i da značajno povećate svoju efektivnost i produktivnost.

KAKO
Akcioni plan se sastoji od tri celine:

• Lista naredni korak koja precizira akcije koje treba odmah preduzeti kako biste svoj projekat pomerali unapred.
• Lista delegiranih poslova koja beleži detalje o projektima i akcijama koje ste delegirali drugim ljudima a važni su za ispunjenje vaših ciljeva.
• Projektni katalog koji beleži sve projekte na kojima radite i sve aktivnosti koje nisu urgentne a doprinose realizaciji ovih projekata.

Akcioni plan vam pomaže da zadržite fokus na dnevnim poslovima i na dugoročnim ciljevima istovremeno što vam omogućava da uvek imate razrađen i jasan plan šta treba uraditi sledeće. Na taj način stičete kontrolu nad svojim životom i dobijate osećaj postignuća ili osećaj kontinuiranog kretanja ka ostvarenju svojih ciljeva. Ali ono što je najvažnije ovaj plan vam omogućava da efektivno obavljate više zadataka i da simultano napredujete u više projekata. U današnjem izazovnom i zahtevnom poslovnom okruženju ovo može biti vaša značajna prednost za napredovanje u karijeri. Definisaćemo četiri jednostavna koraka za kreiranje i korišćenje akcionog plana.

Korak 1. Sakupljanje

Napravite najpre inventar svih svojih poslova i obaveza koje zahtevaju rešenje. Zapišite apsolutno sve od profesionalnih do poslovnih obaveza, od urgentnih do stvari koje mogu da čekaju, od malih do velikih poslova, jednostavno zapišite sve stvari za koje znate i osećate da ih treba dovršiti. Pregledajte e-mejlove, rokovnike, podsetnike, SMS poruke i druge resurse gde možete pronaći zahteve za obavljanjem određenih poslova. Proverite sve ideje koje ste zapisali, sve planove koje ste imali, ciljeve koje ste definisali, projekte koje ste želeli da započnete apsolutno sve čega se možete setiti. Stavite sve to na jedan spisak. To je vaša platforma za koncentraciju.

Korak 2. Prečišćavanje spiska. Pažljivo proučite spisak i odlučite čemu treba a čemu ne treba da posvetite svoje vreme i energiju. Ima puno stvari i obaveza koje zamaraju vaš umu a nisu u suštini značajne za vas. Detektujte ih i izbrišite ih iz svog života kako biste mogli da se koncentrišete na istinski bitne stvari za vas.

Korak 3. Organizovanje i definisanje prioriteta. Ovaj korak se obavlja u tri faze. Najpre  pregledajte svoj svedeni spisak i sve individualne akcije grupišite u veće projekte. Ništa ne može da štrči sve mora biti deo nekog šireg projekta. Imenujte te projekte radi lakšeg fokusiranja vaše pažnje. Drugo procenite važnost tih projekata i obeležite ih slovima od A do F tako što su najvažniji oni pod slovom A pa na dole. Treće ubacite vaše projekte u svoj akcioni plan koji je podeljen na tri dela kao što znate: Lista naredni korak, Lista delegiranih poslova i projektni katalog.

Dobra je vest da vi već imate formiran projektni katalog u koracima jedan i dva. Uobičajeno je da ovaj katalog stoji na kraju akcionog plana i pregleda se jednom u nedelju dana. Iznad kataloga  napravite listu poslova koje možete li morate da delegirate na druge ljude. Zabeležite ime osobe, tačan datum izvršenja posla i tačke za čekiranje progresa posla ili datume kada ćete proveravati da li se čitav posao odvija po planu kako ne biste bili iznenađeni rezultatom. I konačno kreirajte listu naredni korak tako što ćete analizirati projekte kojima ste dali najveći prioritet i razložiti ih na male aktivnosti u logičkom redosledu koji vodi ka realizaciji. Definišite vremenska ograničenja i za te male aktivnosti kako biste mogli da pratite njihovo izvršenje. Ova lista se nalazi na vrhu vašeg akcionog plana zato što nju čekirate dnevno. Neka vaše akcije narednog koraka budu lako ostvarljive i da vam ne treba više od par sati  da ih obavite. Uspeh u obavljanju ovih malih polova vam jača motivaciju i osećanje da ste produktivni i uspešni. Naravno da pored svake akcije treba da stavite i oznaku prioriteta kako biste prvo obavili one koje su najvažnije i najurgentnije. Korak broj 4. Radite svakodnevno na vašem akcionom planu.

Akcioni planovi su složeni, naročito ako ste menadžer u ambicioznoj kompaniji,  međutim vi ne treba da radite na čitavom planu svakog dana. Uglavnom treba da se posvetiti aktivnostima na vrhu strane u vašoj listi naredni korak. Naravno da s vremena na vreme treba da pregledate čitav program zbog uvida u širu sliku, u vaš master plan,  zbog brisanja stvari koje ste već obavili , zbog pomeranja nekih poslova na vrh stranice zbog povećane važnosti ili zbog  dodavanja novih koje su se u međuvremenu pojavile kao obaveza ili novi posao. Koristite svoj akcioni plan jer će vam povećati osećaj kontrole nad vašim životom, olakšati vam izvršenje važnih poslova na vreme i smanjiti stres zbog nagomilanih obaveza.

KADA
Onda kada poželite da unesete red u svoj život jer znate da red privlači blagostanje a nered gravitira ka propadanju.

Zašto:
Sve dok ne naučimo da upravljamo vremenom ne možemo istinski upravljati bilo čime.
Piter Draker