Pravila efikasne timske komunikacije na sastancima

ŠTA
Konkretni saveti i pravila za poboljšavanje timske komunikacije na sastancima.

ZAŠTO
Zato što je loša timska komunikacija na sastancima uzročnik broj jedan niske efikasnosti sastanaka. Zato što loša timska komunikacija utiče na loše razumevanje saradnika, lošu atmosferu na sastancima, takmičarsku a ne saradničku klimu na sastancima, nejasna rešenja, konfliktne situacije na sastancima, neproduktivnu diskusiju i još mnogo drugih negativnih posledica koje uslovljavaju lošu efikasnost timova na sastancima.

KAKO
Tako što ćete uvesti i dosledno poštovati osnovna pravila TIMSKE komunikacije.  Ova pravila nisu teška za razumevanje ali su teška za sprovođenje. Morate biti dosledni u insistiranju na njihovom poštovanju. U početku će to izgledati kao nemoguća misija, moraćete često da prekidate sastanke ukazujući na pravila i tako da gubite dosta vremena ali nemojte se obazirati na taj trenutni gubitak jer će benefiti u budućnosti biti višestruko vredniji.

Budite saradnik a ne takmičar. Saradnik se trudi da doprinese zajedničkom pronalaženju rešenja ne vodeći računa o ličnoj dobiti a takmičar se trudi da pobedi druge u tom procesu i prikaže se šefu kao najsposobniji.

Budite asistent a ne kritičar. Javi se za reč samo ako možeš saradnicima da pomogneš ali nemoj da se javljaš ako želiš da ih kritikuješ.

Budite deo rešenja a ne deo problema. Jednom kad se definiše problem nemoj svi učesnici treba da iznose samo ideje za rešenje a ne da pričaju i dalje o problemu.

Proizvodite odgovore a ne izgovore. Na produktivnim sastancima nepoželjna su mišljenja koja počinju sa Zašto nešto ne možemo da uradimo a poželjne su ideje koje počinju sa kako nešto možemo da uradimo brže, bolje i drugačije.

Fokusirajte se uvek na problem – Nikada na čoveka. Krivicu ili rešenja nikada ne treba usmeravati personalno na saradnike nego uvek i samo ka objektivnom problemu.

Zabrana horskog pevanja – Pažnja čovek govori. Lider sastanka treba da omogući da se saradnici slušaju.

Uvažavajte tuđe ne prećutkujte svoje mišljenje. Ljudi često imaju puno ideja kako da pobiju nečije tuđe rešenje a jako malo svojih ideja kako da se problem reši.

Nulta tolerancija za ometanja sa strane (mobilni, tableti i sl.)

Naoružajte svoje tvrdnje jasnim činjenicama. Nije dovoljno izneti samo neku tvrdnju ona mora da ima svoje opravdanje u jasnim činjenicama.

Pitajte ako nešto ne razumete. Često učesnici ne razumeju neke ideje ili rešenja a glasaju za njih kao i većina. Nije pogrešno da pitate da se stvari pojasne  pogrešno je da glasate za nešto što ne razumete.

Prisustvo na sastanku = Aktivno učešće u diskusiji. Spremite se da date svoj doprinos na sastanku. Samo prisustvo nije dovoljno.

Učešće u diskusiji = Učešće u odlučivanju i preuzimanje odgovornosti. Kada iznesete svoje mišljenje i ono se razmatra ili usvoji onda je vaša odgovornost za realizaciju dogovorenog veća i ozbiljnija.

Zapišite na karticama ova pravila podelite ih saradnicima. Neka na sve naredne sastanke donose kartice na sastanke i drže ih ispred sebe kao podsetnik. Napravite i postere sa ovim pravilima i postavite ih na vidno mesto u salama za sastanke da možete sa lakoćom na njih da ukažete kada se neko od pravila krši.

KADA
Od efikasne komunikacije više nego od bilo čega zavisi i efikasan rad tima na sastancima.

Zašto:
Više bih platio za veštinu komunikacije  nego za bilo koju veštinu pod kapom nebeskom.
Dejvid Rokfeler