7 koraka do uspešnog menadžmenta zadataka

ŠTA

Tehnike i saveti za efikasnije i efektivnije upravljanje radnim zadacima i projektima.

ZAŠTO

Zato što je imperativ današnjeg poslovanja obavljati sve više stvari za sve manje vremena. Zato što je postizanje sve boljih rezultata sa starim načinom poslovanja u uslovima sve bržih promena nije samo nelogično nego i nemoguće.

KAKO

Primenom sledećih sedam saveta i tehnika:

1. Obavljajte poslove razmišljajući uvek na papiru.

Morate se dobro pripremiti ako želite da stvari obavite sa uspehom. Za to je neophodno da napravite mapu svih aktivnosti koje treba obaviti da bi se posao realizovao. Sama podela posla na male aktivnosti koje je lakše obaviti nego celu stvar odjednom je motivišuća i utiče na osećaj organizacije i reda. Vizuelno sagledavanje posla daje osećaj kontrole ali još više olakšava vizuelizaciju uspeha koja je moćan motivator i saradnik.

2. Budite u potpunosti spremni

Kada se prihvatite nekog posla budite sigurni da ste obezbedili sve neophodne elemente od plana do alata i materijala koji su vam neohphodni da tu operaciju izvedete do kraja a da ne morate da prekidate posao i tražite stvari. Ta priprema i dobra oganizacija olakšavaju i obavljanje posla i povećavaju efikasnost. Izračunato je da potrošite šest meseci života na traženje ključeva. Zamislite koliko života potrošite na traženje stvari na poslu?

3. Uradite najlakšu stvar samo da biste započeli realizaciju.

Svaki put pa i onaj od hiljadu kilometara započinje sa prvim korakom, Konfučije. Najteža stvar je započeti sa nekim poslom jer vas težina posla i neizvesnost rezultata podsećaju da je odlaganje akcije dok sve ne bude sasvim jasno najbolje rešenje. Zato je za efikasan rad neobično važno da započnete sa poslom obavljajući najmanju i najlakšu stvar koja vam ne predstavlja problem. Jer telo koje miruje teži da ostane u stanju mirovanja a telo koje se pokrenulo teži da nastavi da se kreće. Samo vi napravite taj prvi korak i Njutnovi zakoni termodinamike će vam pomoći da nastavite sve do završetka posla.

4. Koristite tehniku „sečenje salame“ za svaki zadatak

Salamu nećete staviti celu usta i pokušati da progutate kao piton nego ćete je iseći na tanke komade i jesti jedan po jedan. Postoji stara indijska poslovica koja kaže: Kako se jede slon? Pa komad po komad. Dakle svaki posao pa izgledao on težak i nemoguć kao progutati salamu ili pojesti slona se realizuje disciplinovanim komad po komad fokusom. Ono što sprečava najveći broj ljudi da uspeju u nekom naumu je odlaganje stupanja u akciju zbog stalnog pogleda na čitav posao koji izgleda nemoguć za realizaciju naročito kada se pojave prepreke i neuspesi. Želja da se kampanjski sve obavi u jednom potezu ili sa nekoliko genijalnih rešenja je sprečila veći broj ljudi da uspeju nego ijedna druga stvar. Selektujte male poslove i fokusirajte se na obavljanje jednog po jednog ne razmišljajući o narednim akcijama nego samo o realizaciji tog jednog koraka. To će vam dati vetar u leđa ili momentum koji će savladati inerciju, odlaganje posla, odustajanje i dovesti vas do cilja.

5. Posvetite se prvo stvari koji vas najviše plaši i zabrinjava

Često je prevazilaženje straha od odbijanja drugih ili vašeg neuspeha ono što će biti vaša najveća prepreka za uspeh. U prodaji na primer to može biti asocirano sa pozivanjem novih potencijalnih kupaca i ubacivanjem u vaš pipeline. U menadžmentu to može biti asocirano sa disciplinovanjem ili otpuštanjem neproduktivnog zaposlenog. Šta god to bilo vi ćete biti mnogo efektivniji ako se prvo suočite sa svojim najvećim emocionalnim stresom, strahom i brigom. Često se posle tog rešenja oseti otpušavanje svih čepova koji su kočili protok posla i vi osetite mentalno i emocionalno rasterećenje koje donosi veću produktivnost i motivaciju.

6. Započnite dan sa najneprijatnijim i najtežim poslom

Čovek je najproduktivniji pre podne od 8h do 12h i to vreme treba iskoristiti za obavljanje najtežih zadataka. Nedavno je završen eksperiment u kome su iste zadatke davali grupi ljudi koja ih je obavljala ujutru i drugoj grupi koja je to radilo po podne posle posla. 87% ljudi iz prve grupe je ostalo u programu i posle šest meseci a 79% iz druge grupe je odustalo. Započinjanje dana sa teškim zadatkom lakše stvara radnu naviku i jača radni moral i izdržaj dok obavljanje takvog posla na kraju dana ma koliko da je čovek mentalno jak vodi ka češćem stvaranju izgovora za odustajanje. Indijanska poslovica kaže: Ako treba da progutate pet žaba progutajte prvo onu najveću jer će vam ostale biti neuporedivo lakše.

7. Razmišljajte i o pozitivnim i o negativnim posledicama

Šta će se dogoditi ako posao bude obavljen na vreme i kako valja? A šta će se dogoditi u suprotnom? Podsećajte sebe stalno i na benefite i na loše posledice. Zašto na loše? Zato što se ljudski mozak motiviše tako što beži od bola a kreće se ka zadovoljstvu. Svaki čovek ima u svom umu sliku zadovoljstva od izvršenog posla ali ona je odmah praćena i sa slikom bola zbog težine obavljanja tog posla, zbog prepreka, problema, neuspeha koji želi da vas spreči i stalno traži izgovore za odustajanje. Pojačate sliku zadovoljstva sa bolom koji bi prouzrokovao neuspeh i porazićete sliku bola od težine posla i izazova koja vas blokira.

KADA

Svakog dana jer verujem da ne oskudevate u brojnim radnim zadacima svakodnevno.                                 

Nijedan posao nije toliko težak ako ga razložite na male poslove.
Henri Ford