Zašto menadžeri izbegavaju da prave izveštaje o radu

ŠTA

Razumevanje ciklusa izrade profesionalnog izveštaja o radu kao preduslov dobrog upravljanja radnim učinkom.

ZAŠTO

Zato što menadžerski sistem koji koristi kombinaciju: treniranje u toku posla, ocenjivanje radnog učinka, kontinuirano savetovanje i zajednička izrada planova za poboljšanje produktivnosti zaposlenog predstavlja najefikasniji način za povećanje efektivnosti zaposlenih.

Lideri koji često propuštaju da u svoje dnevne obaveze uključe i popunjavanje izveštaja o radnom učinku još češće otkrivaju da je efekat rada zaposlenih na istom ili lošijem nivou nego ranije. Ovaj mini trening bi trebalo da vam pomogne da razumete značaj izveštaja za ukupne rezultate kompanije i vas kao lidera i da vas istovremeno detaljno upozna sa različitim aspektima efikasnog sistema za ocenjivanje radnog učinka.

KAKO

Cilj svakog izveštaja o radnom učinku je u prvom redu poboljšanje efektivnosti i produktivnosti zaposlenog a u drugom uspostavljanje boljih odnosa između zaposlenog i lidera. Da bismo postigli oba cilja neophodno je prvo da razumemo cikluse izrade radnog izveštaja.

Prva stvar koju lider treba da uradi: # 1 Pojasnite svoja očekivanja.

Najbolji način je da se izdvoje najznačajniji elementi posla koje pojedinac treba da obavi na određenoj poziciji. Obično se tu radi o pet do sedam kategorija ili elemenata koji se koriste za ocenjivanje učinka. Ove elemente posla treba i zaposleni i lider da pregledaju i slože se zajedno u vezi njihovog značaja. To će omogućiti dobru dvosmernu komunikaciju u budućnosti i smanjenje prostora za nastajanje konflikta.

Druga stvar koju treba uraditi: # 2 Postavite standarde posla.

Elementi određenog posla utvrđuju šta mora da se uradi da bi posao bio obavljen. A standardi opisuju kako posao treba da bude obavljen da bi se smatrao uspešnim. Zajedno oni obezbeđuju jasan vodič za zaposlenog u pogledu očekivanja njegovog učinka na poslu a istovremeno predstavljaju i osnovu za ocenjivanje njegovog uspeha. Kada se postavljaju standardi opet je veoma važno uključiti zaposlenog u proces jer se na taj način postiže bolje razumevanje standarda i veća motivacija zaposlenog da ih dostigne.

Treća stvar u ciklusu izrade radnog učinka: # 3 Dizajnirajte skalu ocenjivanja.

Organizacije koriste različite skale i standarde ocenjivanja da bi odredili uspeh zaposlenih na poslu. Ovo je uobičajen izgled  skale izražene kroz tabelu obrazac.

Elementi posla	Standardi posla	Prevazilazi standarde	Radi po standardu	Radi ispod standarda	Komentari
1.
2.

Četvrta stvar jeste sam: # 4 Proces ocenjivanja. 

Za vreme perioda ocenjivanja lider treba kontinuirano da sakuplja informacije u fajl u toku čitavog perioda ocenjivanja a ne nedelju dana pre roka za izradu izveštaja. Zapisivanje podataka u toku čitavog perioda obezbeđuje preciznu i nepristrasnu ocenu učinka u toku godine a ne završnu ocenu na osnovu pamćenja i pre svega utiska iz poslednjih mesec dana.

Peta stvar u ovom ciklusu: #5 Dokumentovanje.

Pored skale ocenjivanja lider treba da vodi dokumentaciju o radnom učinku zaposlenog. Kontinuiranim beleženjem utisaka o radu zaposlenog, konkretnih rezultata zajedno sa napomenama u vezi ispunjenja rokova i slučajevima inicijative i stavljanjem datuma pored svake zabeleške stvara se pregledna evidencija o radnom učinku koja vam omogućava da prilikom krajnjeg ocenjivanja budete objektivni. Dokumentovanje vam pomaže da na vreme uočite kontinuirano loše rezultate i da reagujete odmah a ne na kraju ciklusa ocenjivanja. U slučajevima kada vam fajl «signalizira» potrebu za urgentnom reakcijom treba primeniti tehnike treniranja i savetovanja za poboljšanje radnog učinka. Svaki takav intervju treba staviti u fajl. Zaposleni je sada svestan  svog lošeg učinka a vi imate zapisnik koji pokazuje vaše profesionalne napore da se poboljša efektivnost rada zaposlenog.

Šesta i završna stvar: #6 Samo-ocenjivanje.

Mnoge kompanije ohrabruju svoje zaposlene da uzmu učešće u  ocenjivanju  svog učinka i to tako što su u obavezi da svoj izveštaj sa ocenama dostave pre izveštaja koji podnosi lider. Zaposleni se tako periodično podsećaju da provere standarde rada i uporede svoj učinak i da o tome vode dnevnik u kome se traži od njih da naročito iznose činjenice o radu koji prevazilazi standarde. Kompanije koje koriste ovaj sistem samo-ocenjivanja su uočile povećanje produktivnosti, viši radni moral i bolje odnose između zaposlenih i lidera. Zaposleni koji učestvuju u procesu samo-ocenjivanja su bolje upoznati za zahtevima posla i standardima i imaju bolji fokus na njih u toku čitave godine i zato se dešava da ih češće premašuju od drugih zaposlenih. Oni su takođe i bolje pripremljeni za učestvovanje u godišnjem predstavljanju izveštaja o njihovom radnom učinkom i lakše pronalaze zajednički jezik sa svojim liderom.

KADA

Ako je odgovor na sledeća tri pitanja negativan onda požurite a ako je pozitivan nema potrebe da se deranžirate, samo polako.

1. Da li ste jasno izdvojili pet do sedam elemenata posla koje ćete ocenjivati i to razradili sa zaposlenim koji obavlja posao na toj poziciji?
2. Da li kontinuirano vodite evidenciju o radnom učinku kako biste bili objektivniji u ocenjivanju na kraju godine?
3. Da li koristite u svojoj kompaniji sistem samo-ocenjivanja u kombinaciji sa izveštajem lidera?

Zašto:

Volim da slušam dobre govornike

ali nekako najviše volim pamet na papiru.

Vinston Čerčil