Kako da uspostavimo proaktivnu komunikaciju?

Proaktivna komunikacija je kada sprečavate probleme umesto da ih rešavate

ŠTA

Šta treba da uradite da reaktivnu komunikaciju u svojoj organizaciji pretvorite u proaktivnu koja je mnogo efektivnija i efikasnija?

ZAŠTO

Lako je reći „moramo biti proaktivniji u komunikaciji“, ali realnost je obično sasvim drugačija. U današnjem poslovnom svetu punom oprečnih prioriteta, nedostatka resursa i ograničenog vremena, jednostavnije je i brže ići reaktivnim putem. Možete se baviti problemima kako nastaju, a zatim preći na sledeću stvar i tako cele godine. Ali zar ne bi bilo lepo da znate tačno na šta ćete se fokusirati tokom godine i da možete da podelite svoje uspehe sa drugima? Zar ne bi bilo manje stresno da se sve isplanira umesto da se očajnički traga za konceptom? Zar ne biste voleli da vaše vreme provedete u komunikaciji, a ne u paničnim sastancima za gašenje požara? Pogledajmo najpre razliku između reaktivne i proaktivne komunikacije:

Šta je reaktivna komunikacija?

Reaktivna komunikacija, kao što ime govori, je kada reagujete na situaciju. To je nešto što niste planirali, nešto neočekivano, nešto što je izazvalo odgovor koji niste predvideli. Ova vrsta komunikacije se obično odvija nakon neke činjenice – kada se nešto već dogodilo. Rezultat je nepovezan i često odbrambeni. Reaktivna komunikacija ima tendenciju da bude jednostrana. To je emitovana komunikacija sa malo evaluacije i bez mehanizma povratne sprege.

Šta je proaktivna komunikacija?

Proaktivna komunikacija je kada sprečavate probleme umesto da ih rešavate. Odgovarate na pitanja pre nego što vam ih postave. Rešavate pritužbe pre nego što su vam upućene. Radite sa svojom publikom kako biste razgovarali o pitanjima koja su važna za vas (i njih). Proaktivna komunikacija je planirana, fleksibilna i postiže ciljeve.

KAKO

Postoji nekoliko jednostavnih koraka koje možete preduzeti da biste prešli na proaktivniji način komunikacije

1. Dajte sebi vremena

Prva stvar koju morate učiniti da biste postali proaktivni je da sebi date vremena za planiranje, razmišljanje, postavljanje teških pitanja. Čitav proces razvoja proaktivnijeg pristupa komunikaciji će potrajati pa se potrudite da to uključite u svoje planiranje. Na primer, ako želite da razvijete komunikacione strategije za 2022., ovaj proces treba da počne u avgustu ili septembru 2021. Efikasna komunikacija nije nešto što se može izgraditi za mesec dana.

2. Shvatite gde ste sada

Da biste efikasno pokretali komunikaciju u budućnosti, morate da razumete gde ste sada i šta se desilo u prošlosti. Ne možete poboljšati situaciju ako ne znate koji su problemi. Prođite kroz sveobuhvatnu reviziju komunikacije i analizu rizika. Shvatite šta funkcioniše, a šta ne u vašem trenutnom podešavanju. Uverite se da razumete koje prepreke i mogućnosti stoje na vašem putu. Utvrdite da li postoje neke konkretne promene koje možete učiniti da biste poboljšali svoju situaciju ili je to samo pitanje ublažavanja rizika? Sa kim ćete najverovatnije razgovarati? Kako želite da se sa njima komunicirate? Kakve informacije žele? Kakve im informacije trebaju? Koliko trenutno imaju svest o poslovno kritičnim pitanjima? U ovom trenutku takođe morate biti potpuno jasni o sveobuhvatnim poslovnim i komunikacionim ciljevima. Ne biste se trebali baviti nikakvim komunikacijskim poslom koji vam ne pomaže u postizanju komunikacijskih ciljeva. Zauzvrat, ovi ciljevi komunikacije treba da igraju veću ulogu u pomaganju vašem poslovanju da postigne svoje strateške ciljeve.

3. Uključite sve

U većini organizacija, ako projekat želi da funkcioniše, potrebno je da ga usvoje i zagovaraju viši lideri. Najlakši način da se uključite je da se konsultujete sa ključnim akterima i radite sa njima kako biste zajedno razvili vaš plan komunikacije. Organizujte brojne sastanke licem u lice sa svojim zainteresovanim stranama i koristite ih za:

• Razgovarajte o predstojećim prioritetima u odeljenju

• Navedite trenutne izazove unutar tima

• Odredite ključne projekte na kojima ćete raditi tokom sledeće godine i kojima će biti potrebna komunikaciona podrška

• Postavite pitanja o prioritetima i pretpostavke za osporavanje

• Izgradite razumevanje za vašu publiku i definišite ključne poruke

• Definišite SMART ciljeve

• Potvrdite vremenski okvir projekta

• Dobijte naznaku budžeta (ako ga ima)

Svi ovi elementi će vam pomoći da predvidite potrebu, ponuditi strateške savete i, što je najvažnije, napisati detaljne planove kampanje za svakog aktera.

4. Znajte kuda idete

Nakon što je vaše istraživanje završeno, važno je da ne skladištite podatke, nego da ih stavite u sveobuhvatnu komunikacionu strategiju. Za svako odeljenje ili zainteresovane strane sa kojima ste razgovarali, trebalo bi da razvijete individualni plan kampanje. Ovaj plan kampanje opisaće strategiju koju će komunikacijski tim preduzeti kako bi postigao poslovne ciljeve. Ovim planovima kampanje treba dati prioritet kako bi se odredila količina vremena, resursa i budžeta. Do kraja vaše sesije planiranja, svi u vašem timu treba da razumeju svaki detalj svake kampanje uključujući:

• Ciljevi

• Ključna publika

• Komunikaciona strategija

• Rokovi

• Taktička primena

• Mere evaluacije.

Takođe je važno planirati neplanirano. Krize se dešavaju i važno je da imate spreman plan za njihovo rešavanje kada nastanu. .

5. Znajte kada to radite

Kada su svi vaši planovi napisani i u fazi revizije, vreme je da isplanirate svoje godišnje aktivnosti.

Napravite kalendar kampanje tako da bude jasno koji se projekti prikazuju. Ima li preklapanja? Postoje li četiri kampanje u istoj nedelji? Ima li mrtvog perioda u avgustu i januaru? Uverite se da ste naveli sve važne događaje za koje ćete možda moći da prekinete komunikaciju (godišnji ili kvartalni rezultati, ceremonije dodele nagrada, godišnjice). Rasporedite svoju komunikaciju ravnomerno tokom cele godine tako da imate stalan protok informacija i da vaš tim ne bude preopterećen. Razvijte alatku za praćenje kampanja kako biste imali vizuelni prikaz status svakog projekta. Koristite ga na sastancima tima da istaknete i rešite probleme pre nego što se razviju.

6. Dajte sebi prostora za procenu

Kao i kod svih planova, iako je važno da ih imate, to ne znači da su uklesani u kamenu. Svi vaši planovi kampanje treba da imaju jasne mere evaluacije. Morate pratiti svaki element vaše komunikacije da biste:

a) postigli ste ono što ste naumili

b) mogli da izmenite sve elemente koji ne funkcionišu

c) mogli da pokažete rezultate svog rada ključnim akterima.

Biti proaktivan u komunikaciji nije lako. U većini slučajeva, vi i vaš tim ćete morati da preduzmete ogromne promene u radnoj kulturi – ne samo u načinu na koji radite međusobno, već i u načinu na koji radite sa drugim ljudima.

KADA

Budući da živimo u eri znanja u kojoj je informacija glavni proizvod a prenos informacija ili komunikacija jedan od ključnih poslova možda bi trebalo da počnete juče.

Šta:

Više bih dao za veštinu komunikacije

nego za bilo koju veštinu pod kapom nebeskom.

Dejvid Rokfeler.