Kako da koristite Dijagram afiniteta tehniku za pronalaženje rešenja

Naučićete da primenite jednu od najefektivnijih menadžerskih alatki za timsko rešavanje problema i generisanje kvalitetnih ideja za unapređenje poslovne prakse.

Zato što je Dijagram afiniteta nezamenljiv za:

• Izvlačenje jasnih i ključnih informacija iz velikog broja podataka
• Kreativno angažovanje svih članova tima
• Pronalaženje uzroka problema i pravih rešenja

Zato što će vam dijagram pomoći da sintetizujete i organizujete velike količine ideja i podataka i olakšati pronalaženje odnose među njima. Zato što će vam omogućiti da vizuelno i jasno sagledate situaciju i informacije i olakšati vam kreativnu analizu i donošenje odluka.  Zato što dijagram možete koristiti ne samo za rešavanje problema nego i u situacijama kada želite da postignete konsenzus u timu a imate mnogo različitih mišljenja da razmotrite, koncepata da prodiskutujete, ideja da povežete ili mišljenja da inkorporirate.

Pokazaćemo sada kako se koristi dijagram afiniteta u pet koraka.

Korak # 1: Opišite problem ili predmet diskusije. Generišite ideje tima uz pomoć brainstorming tehnike. Zapišite svaku ideju na posebnoj samolepljivoj kartici i postavite je na tabli na zidu gde je svi mogu videti. Zapamtite da ne treba da budete preopširni u opisu (kratke misli), ne treba da ocenjujete ili osuđujete tuđe ideje, da ismevate tuđe ideje.

Korak # 2: Sortirajte ideje po temama postavljanjem pitanja:

• Koje ideje su slične?
• Da li je ova ideja povezana na neki način sa nekom od izrečenih ideja?

Kako povezujete ideje po smislu tako ređajte kartice na tabli u posebne vertikalne kolone i izdvajajte ih po tematskim grupama.

Kada radite u većim timovima preko 5 ljudi:

• Podelite se u manje grupe od 3 do 5 ljudi.
• Sortirajte ideje u tišini ne utičući svojim komentarima na druge grupe.
• Pomerajte kartice na tabli sve dok ne postignete konsenzus oko podela.

Korak # 3: Postignite konsenzus svih grupa.

• Prodiskutujte ideje svake od grupa zajedno.
• Diskutujte sve dok ne postignete konsenzus oko tematskih grupa.
• Ako neke od ideja ne pripadaju nijednoj od grupa izdvojte ih kao zasebne ideje.
• Ako neke od ideja mogu da pripadaju u više grupa napravite duplikate
• Limitirajte broj tematskih grupa; od pet do devet najviše.

Korak # 4: Napravite tematske kartice za svaku grupu ideja (koje se još zovu i kartice afiniteta ili kartice naslovi).

• Napravite kratak opis tog odnosa između ideja, tri do pet reči.
• Ako radite u grupama ovaj deo uradite zajedno ili naglas.
• Napišite ove naslove na karticama i postavite ih na vrh odgovarajuće kolone.
• Napravite i super – naslove tamo gde treba povezati više tematskih grupa.

Korak # 5: Nastavite da grupišete teme/naslove sve dok ne postignete najšire a istovremeno najsmislenije kategorije:

• Povlačite linije koje spajaju teme/naslove i super-naslove.
• Završite sa jednom smislenom hijerarhijskom strukturom koja će vam na prvi pogled jasno pokazati odnose između ideja i informacija.

Dijagram afiniteta je sjajna alatka za prihvatanje i razumevanje velikog broja informacija i ideja. Kada radite na stvaranju veza imeđu određenih ideja i kada hodate unazad od detaljne informacije ka široj slici i obrnuto vi dobijate određene uvide ili dubinska znanja i jasnoću koju na drugi način ne biste mogli da sagledate. Naš mozak ima dve polovine, levu i desnu i svaka obrađuje podatke na različit način, jedna racionalno druga vizuelno. Korišćenjem dijarama afiniteta vi uključujete obe strane mozga u proces razumevanja a onda je nalaženje rešenja i odlučivanje dva puta efikasnije.

Kad naiđete na prvi veći problem u poslu koji morate zajedno sa timom da rešavate.

ZAŠTO:

Kada su činjenice jasne odluke same iskaču pred vas.

Piter Draker